Télésecrétariat médical : zoom sur les critères de choix.

En France, le télésecrétariat médical est une solution de plus en plus prisée par les professionnels de la santé. Ce service leur permet effectivement de confier les tâches chronophages à un prestataire : réception des appels, gestion du planning de rendez-vous, tâches administratives… Ainsi, les médecins (généralistes ou spécialistes) peuvent libérer un maximum de temps pour les consultations et soigner leurs patients. Mais face à une multitude d’offres actuellement présentes sur le marché

Identifier les besoins de son établissement médical

Avant de chercher un service de secrétariat médical à distance, vous devez définir vos besoins et les tâches que vous voulez confier à votre prestataire. Pour cela, il est conseillé de lister les missions que vous souhaitez lui attribuer comme :

la réception des appels ;
le rappel des patients ;
la gestion de votre agenda ;
la mise à jour des fichiers ;
la prise en charge des tâches administratives ;

Concernant vos attentes vis-à-vis des prestations en télésecrétariat médical, vous pouvez également prendre en compte les points suivants afin d’orienter vos recherches :

les créneaux horaires que vous recherchez ;
les offres de prestations à plein temps ou à temps partiel ;
la moyenne mensuelle de vos appels reçus ;
la capacité du prestataire à gérer les événements imprévus ;
le budget envisagé…

Après avoir défini vos besoins, vous aurez moins de mal à trouver le service de secrétariat médical à distance adapté en plus des autres critères qui vont suivre.

Se renseigner sur l’expérience du prestataire dans le domaine

En tant que professionnel de la santé, vous devez mettre la main sur un service de télésecrétariat médical qui soit justement spécialisé dans le même domaine que vous. Cela garantit un suivi de qualité pour vos patients et une maîtrise des normes à respecter dans votre spécialité. De plus, vous devez vous assurer que votre prestataire soit capable de gérer les contraintes en rapport avec le monde médical.

Vous pouvez également vous fier à l’ancienneté d’un prestataire de service en télésecrétariat médical pour faire votre choix. D’une manière générale, un incompétent ne dure pas longtemps. De ce fait, vous pouvez privilégier ceux qui possèdent une certaine ancienneté dans le domaine comme gage de qualité.

S’informer sur la taille de la structure

Actuellement, il existe plusieurs types de structures proposant des services de secrétariat médical en ligne. Malgré cette popularité sur le marché, il est important de bien choisir le prestataire avec qui vous allez collaborer. En fonction de vos besoins, vous pourrez déléguer vos tâches auprès :

D’un(e) secrétaire médical(e) indépendant(e): il/elle travaille généralement avec trois ou quatre médecins et connait très bien leur patientèle, ce qui permet de créer des liens privilégiés avec le prestataire. Toutefois, il/elle est limité(e) sur le traitement du nombre d’appels et offre une plage horaire de travail limitée.
D’une petite agence locale: elle emploie plusieurs collaborateurs (environ une dizaine de télésecrétaires médicaux) qui sont capables de conseiller et d’orienter les patients. Elle travaille généralement dans un périmètre défini, ce qui garantit une proximité assurée avec ses partenaires de santé et une bonne connaissance des structures médicales locales.
D’un grand call center: il dispose d’une importante capacité de télésecrétaires médicaux et propose des prestations à des plages horaires larges. Il présente des tarifs intéressants et assure une continuité de service à tout moment.

Évaluer la qualité du service proposé

Vous devez bien entendu déterminer la qualité du service qui vous sera proposé pour choisir le télésecrétariat médical le plus adapté. Il faut savoir que la réception des appels peut avoir un impact négatif ou positif sur l’image de votre établissement de santé. D’ailleurs, le décroché fait partie des points les plus importants pour assurer la satisfaction du client. L’idéal serait de ne pas dépasser les 3 sonneries avant de prendre en charge l’appel.

Votre prestataire doit donc être capable de proposer un service courtois et professionnel envers votre patientèle, mais il doit être capable de gérer ceux qui sont trop insistants. Mais ce n’est pas tout, car votre télésecrétaire médical(e) doit aussi faire preuve d’une bonne organisation et respecter vos consignes.